E-Rechnungspflicht 2025: Was KMU jetzt wissen und tun müssen

E-Rechnungspflicht: Das Wichtigste in 30 Sekunden

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Ab 2027 bzw. 2028 wird auch das Versenden zur Pflicht. Wer jetzt nicht handelt, riskiert steuerliche Probleme und ineffiziente Prozesse.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Fristen gelten, welches Format zu Ihrem Unternehmen passt und wie Sie die Umstellung Schritt für Schritt angehen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung als PDF per E-Mail. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht.

Konkret bedeutet das: Die Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Positionen, Beträge, Steuersätze) liegen in einem maschinenlesbaren XML-Format vor, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Diese Formate erfüllen die Anforderungen:

• XRechnung – Reines XML-Format, Standard für Behörden und öffentliche Auftraggeber
• ZUGFeRD 2.x – PDF mit eingebetteten XML-Daten, ideal für den B2B-Bereich

Diese Formate reichen nicht aus:

• Einfache PDF-Rechnungen per E-Mail
• Eingescannte Papierrechnungen
• Word- oder Excel-Dateien

Die Fristen im Überblick

Die Umstellung erfolgt in drei Stufen:

Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht

Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das bedeutet: Sie brauchen mindestens eine Software oder einen Workflow, der XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien öffnen und archivieren kann.

Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht (Stufe 1)

Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich aktiv versenden. Papierrechnungen und einfache PDFs sind dann nicht mehr zulässig.

Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht (Stufe 2)

Alle Unternehmen – unabhängig vom Umsatz – müssen E-Rechnungen versenden. Die Übergangsfrist endet.

XRechnung oder ZUGFeRD – was passt zu Ihrem Unternehmen?

Die beiden Formate haben unterschiedliche Stärken:

XRechnung

• Reines XML-Format ohne visuelle Darstellung
• Standard für Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen
• Empfänger benötigt spezielle Software zur Anzeige
• Ideal für: Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern

ZUGFeRD 2.x

• PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten
• Kann auch ohne spezielle Software gelesen werden (als PDF)
• Maschinenlesbare Daten sind trotzdem enthalten
• Ideal für: B2B-Verkehr zwischen privaten Unternehmen

Unsere Empfehlung für KMU: ZUGFeRD 2.x im Profil EN 16931. Es bietet die beste Balance aus Kompatibilität, Lesbarkeit und gesetzlicher Konformität.

So setzen Sie die E-Rechnungspflicht um

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Prüfen Sie Ihre aktuellen Rechnungsprozesse:

• Wie erstellen Sie heute Rechnungen? (Word, Excel, Buchhaltungssoftware?)
• Wie empfangen und verarbeiten Sie eingehende Rechnungen?
• Welche Software nutzen Sie für Buchhaltung und E-Mail-Archivierung?

Schritt 2: Software prüfen

Viele Buchhaltungsprogramme unterstützen E-Rechnung bereits oder bieten Updates an. Prüfen Sie:

• Kann Ihre Software XRechnung/ZUGFeRD erstellen und lesen?
• Gibt es eine Integration in Microsoft 365 (Outlook, SharePoint)?
• Ist eine automatische Archivierung möglich?

Schritt 3: Prozesse anpassen

Definieren Sie klare Workflows für:

• Eingehende E-Rechnungen: Empfang, Prüfung, Freigabe, Buchung, Archivierung
• Ausgehende E-Rechnungen: Erstellung, Validierung, Versand, Archivierung
• Sonderfälle: Stornos, Korrekturen, Gutschriften

Hier kann Prozessautomatisierung mit Power Automate viel manuelle Arbeit sparen.

Schritt 4: Testen und schulen

Bevor Sie produktiv gehen:

• Testen Sie mit einem Validierungstool, ob Ihre E-Rechnungen konform sind
• Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit dem neuen Prozess
• Informieren Sie Ihre Geschäftspartner über die Umstellung

Häufige Fehler bei der Umstellung

• Zu spät anfangen: Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025
• PDF als E-Rechnung betrachten: Eine einfache PDF-Rechnung erfüllt die Anforderungen nicht
• Archivierung vergessen: E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden
• Keine Prozesse definieren: Ohne klare Workflows entstehen Fehler und Verzögerungen
• Mitarbeitende nicht schulen: Die beste Software bringt nichts ohne geschulte Anwender

E-Rechnung und Microsoft 365

Wer bereits Microsoft 365 nutzt, hat gute Voraussetzungen:

• Dynamics 365 Business Central unterstützt XRechnung und ZUGFeRD nativ
• Power Automate kann Rechnungs-Workflows automatisieren (Empfang, Prüfung, Weiterleitung)
• SharePoint eignet sich als zentraler Ablageort mit Versionierung
• Outlook kann mit Add-Ins E-Rechnungen direkt verarbeiten

Wir helfen Ihnen, die passende Microsoft-365-Konfiguration für Ihre Rechnungsprozesse einzurichten.

Was Anderl IT Solutions für Sie tun kann

Als IT-Dienstleister aus Heilbronn begleiten wir Unternehmen durch die komplette Umstellung:

1. Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Rechnungsprozesse
2. Formatauswahl (XRechnung oder ZUGFeRD) basierend auf Ihren Anforderungen
3. Integration in Microsoft 365 und Ihre Buchhaltungssoftware
4. Automatisierung mit Power Automate für Rechnungs-Workflows
5. Archivierung mit GoBD-konformer E-Mail-Archivierung
6. Schulung Ihrer Mitarbeitenden
7. Laufender Support nach der Umstellung

Sie möchten wissen, ob Ihr Unternehmen bereit für die E-Rechnungspflicht ist? In einem kostenlosen Erstgespräch prüfen wir Ihren aktuellen Stand und zeigen Ihnen den schnellsten Weg zur Konformität. Termin vereinbaren oder rufen Sie uns an: 07131-38507-0.